Wenn es um die sogenannten Soft Skills im Beruf geht, sollte gerade eine gute Kommunikation eine Rolle spielen, um Kontakt zu pflegen. Gerade in der digitalen Arbeitswelt von heute, die durch eine hohe Digitalisierung und Flexibilität gekennzeichnet ist, gehört sie zu den Faktoren, mit der die Unternehmensprozesse problemlos gestalten werden – ohne überflüssiges Reisen wird ein nachhaltigeres Arbeiten und eine flexible Erreichbarkeit möglich. Unternehmen können ihre eigenen Mitarbeiter einfacher erreichen und die Reisekosten für das Stattfinden physischer Meetings einsparen.
Allein auf die Zahlen beweisen es – denn laut der Wirtschaftsgesellschaft KPMG verbringen Manager oder Führungskräfte 30 bis 50 Prozent der Managers eines Unternehmens verloren, durch Konflikte, den Folgen von Konflikten sowie Reibungsverlusten aus. Aus diesem Grund wird das digitale Arbeiten immer wichtiger. Insgesamt existiert verschiedene Kriterien:
- Empathie als Voraussetzung konstruktiver Gespräche und Einfühlungsvermögen.
- Wertschätzung als Fähigkeit seinem Gegenüber Respekt zu zeigen
- Aktives Zuhören für ein besseres Verständnis des Gegenübers
- Klarheit zur Übertragung logisch strukturierter Botschaften für mehr Verständnis
- Kommunikationsmedium – beispielsweise Kameras mit Headsets – anbringen
Um richtig zu kommunizieren, ist das wichtigste Element, dem Gegenüber genau und aufmerksam hereinzulassen. Dies gilt als eine Art Türöffner und ermöglicht eine Kommunikation auf anderer Ebene. Durch eigenes Interesse und Kontrolle über das Gespräch lässt sich herausfinden, sodass die Kommunikation effektiv funktioniert.
Digitale Konferenzräume für flexibles Arbeiten
Egal, ob es um die Veränderung der Arbeitswelt durch Covid-19 oder die ganz normale, ständig steigende Digitalisierung in Büros und in Konferenzräumen machen es fast schon zur Pflicht, einen Raum für das Durchführen einer professionellen Videokonferenz bereitzuhalten, um dort die Besprechungen mit unterschiedlichen Größen bequem zu organisieren und abzuhalten. Durch die stattfindenden Videokonferenzen wird es den Teilnehmern möglich gemacht, über Grenzen hinweg und in Echtzeit miteinander zu sprechen. Die digital stattfindenden Konferenzen sorgen aber nicht nur dafür, Krisensituationen zu überbrücken. Gleichzeitig schaffen sie auch – mit hochrangigen Tools für die Übertragung von Bild und Ton – in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Um das eigene Bild ins beste Licht zu rücken, sollte mit der Technik erreicht werden, dass das Meeting einem Konferenzraum ähnelt, wie es auch ein physischer Konferenzraum täte. Es kommt also auch darauf an, dass die Gestaltung des Raumes attraktiv aussieht, sodass der Partner, Kunde oder Mitarbeiter aus dem Homeoffice sich ein gutes Bild des Arbeitsumfeldes machen kann. Dafür lohnt es sich, zur Ausrüstung des Raumes zunächst einmal etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen, denn dies kann durch die Einsparungen an Reisekosten und die Zeit, die mit dem Reisen verschwendet werden würden, wieder hereinzuholen. Dennoch ist es notwendig, dass bei der Durchführung des Meetings selbst auf Kleinigkeiten geachtet werden.
Die richtige Büroausstattung – das Zünglein an der Waage
Vor allem Kunden und Partner, die zum ersten Mal digital mit einem Unternehmen in Kontakt kommen, sehen zunächst nur eines – den Konferenzraum, in dem das Meeting abgehalten wird. Es geht darum, Seriosität und Vertrauen auszustrahlen. Dazu ist es erforderlich, dass der Raum sauber und aufgeräumt ist. Auch die richtige Technik spielt eine Rolle, zumal auch eine minderwertige Technik zum Abhalten von Videokonferenzen ein eher negatives Bild auf das Unternehmen wirft, da sich manche Kunden vielleicht fragen, dass das Unternehmen nicht investieren will oder den Kunden nicht Ernst nimmt.
Alle Teilnehmer sollten daher ihren persönlichen Arbeitsraum nach den optimalen Kriterien gestalten und nicht auf Chaos oder Unordnung setzen. Gerade in Zeiten von Covid-19, wo das Homeoffice für viele Mitarbeiter immer wichtiger wird, mussten viele Mitarbeiter eines Unternehmens aus dem Homeoffice heraus arbeiten. Um dennoch effektiv seinen Job erledigen zu können, ist es nötig, dass die Mitarbeiter mit dem Unternehmen in Kontakt treten. Ist nicht alles für eine Videokonferenz vorbereitet, kann es passieren, dass tatsächlich Missverständnisse zwischen beiden Parteien aufkommen.
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