Im Jahr 2016 trat mit dem Inkrafttreten der eIDAS-Verordnung, dem Rechtsrahmen für elektronische Vertrauensdienste, die Verwendung sogenannter „elektronischer Zeitstempel“ in Kraft. Elektronische Zeitstempelung ist eine Technologie, bei der die Uhrzeit und das Datum in digitaler Form zu einem Dokument hinzugefügt werden. Dadurch wird der genaue Zeitpunkt erfasst, zu dem das Dokument erstellt und elektronisch signiert wurde. Wenn die Datei später gefälscht, manipuliert oder verändert wird, kann dies bis zum elektronischen Zeitstempel zurückverfolgt werden. Der Zeitstempel auf jedem Dokument garantiert den besten Schutz vor Manipulation und Betrug. Der digital erzeugte Zeitstempel wird daher hauptsächlich dazu verwendet, die Authentizität und Integrität von elektronischen Dokumenten zu gewährleisten. Er basiert auf elektronischen Zertifikaten, die von einer vertrauenswürdigen dritten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurden. Neben elektronischen Zeitstempeln gibt es noch andere Vertrauensdienste wie elektronische Signaturen oder elektronische Siegel. Diese Dienste werden in den meisten Fällen zusammen mit digitalen Zeitstempeln verwendet, um die Sicherheit von Dateien zu maximieren.

Wie funktioniert die elektronische Zeitstempelung?

Die Erstellung des digitalen Zeitstempels erfolgt, wie bereits erwähnt, immer durch eine vertrauenswürdige Drittpartei (Timestamping Authority = TSA), die für die Erzeugung und Online-Bereitstellung der Zeitstempel verantwortlich ist.

Technisch gesehen läuft das ganze Verfahren wie folgt ab:

1. Für ein bestimmtes Dokument wird ein Hash (eine digitale Prüfsumme) generiert, der eine eindeutige Darstellung des Dokuments ist.
2. Dieser Hashwert wird verschlüsselt an den Zeitstempelserver (qTSP) gesendet.
3. Dem Hash-Wert wird ein qualifizierter digitaler Zeitstempel hinzugefügt
4. Der Hash, der den Zeitstempel enthält, wird in verschlüsselter Form zurückgesendet
5. Der digitale Zeitstempel wird in das jeweilige Dokument integriert oder als separate Datei gespeichert.

Vorteile von elektronischen Zeitstempeln und warum Sie diese verwenden sollten

Der Hauptvorteil von elektronischen Zeitstempeln ist die Garantie, dass ein Dokument authentisch ist und seit seiner Erstellung nicht verändert wurde. Durch die Verwendung von digitalen Zeitstempeln können sich Unternehmen und Selbstständige daher vor Fälschungen und Manipulationen an elektronischen Dokumenten schützen. Gerade für Unternehmen, die bestimmte Fristen und Termine einhalten müssen, z. B. bei der Abgabe von Angeboten hat der elektronische Zeitstempel den großen Vorteil, dass jede Zeitstempeldatei das Datum und die genaue Uhrzeit enthält. Dadurch kann gegenüber Kunden oder Geschäftspartnern nachgewiesen werden, dass z. B. Vertragsunterlagen rechtzeitig erstellt, verschickt oder unterschrieben worden sind. 

Der wahrscheinlich wichtigste rechtliche Rahmen für die Verwendung von elektronischen Vertrauensdiensten und damit auch von digitalen Zeitstempeln ist die eIDAS-Verordnung. Um rechtsgültig zu sein, müssen Zeitstempel von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgegeben werden. Dieser Anbieter muss seinerseits die eIDAS-Verordnung und die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) einhalten, um zertifiziert und zum Vertrieb elektronischer Vertrauensdienste berechtigt zu sein.

Anwendungsbereich des SIGNIUS-Zeitstempeldienstes

Wir verfügen über eine professionelle Desktop-Anwendung zum Signieren, Versiegeln und Zeitstempeln von einzelnen Dokumenten oder Dokumentenstapeln. SIGNUS bietet eine leistungsstarke und flexible Serversoftware für zentralisierte, automatisierte Prozesse in komplexen Zeitstempelszenarien (sowie zum Signieren und Versiegeln). Wir garantieren Rabatte für Zeitstempel jeder Größenordnung, von Hunderten bis zu Millionen von Zeitstempeln pro Jahr. Unsere Mission und Aufgabe ist es, Sie gut zu beraten und alle Komponenten und Schnittstellen zu implementieren, die für Zeitstempelungsprozesse benötigt werden (auch individuell erhältlich).

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